Kort antwoordJa, achterstallige PGB-administratie kan worden gecontroleerd en weer op orde worden gebracht, maar alleen zorgvuldig en transparant. De kern is dat u zorgovereenkomsten, urenregistraties, declaraties, SVB-betalingen en besluiten naast elkaar legt en vergelijkt met de zorg die werkelijk is geleverd. Ontbrekende of onjuiste onderdelen herstelt u alleen op basis van aantoonbare feiten, nooit met fictieve uren.

Begin met controleren, niet met corrigeren

Als uw PGB-administratie achterloopt, is het verleidelijk om meteen formulieren aan te passen of losse uren alsnog in te vullen. Dat is meestal niet de veiligste stap. Eerst moet duidelijk zijn wat er precies ontbreekt, welke afspraken officieel zijn vastgelegd en of de gedeclareerde zorg aansluit op de werkelijkheid.

Bij een achterstand gaat het vaak om deze vragen:

• Is er voor elke zorgverlener een passende en geldige zorgovereenkomst?
• Sluiten de gedeclareerde uren aan op de werkelijk geleverde zorg?
• Kloppen perioden, tarieven en soort zorg met de gemaakte afspraken?
• Zijn betalingen via de SVB te herleiden naar goedgekeurde declaraties?
• Past de ingekochte zorg binnen het besluit en de voorwaarden van het zorgkantoor?

Juist die vergelijking maakt duidelijk wat nog herstelbaar is en wat eerst moet worden uitgezocht.

Wie kan de achterstallige PGB-administratie controleren?

Dat kan in de praktijk een deskundige begeleider zijn die ervaring heeft met PGB-administratie en die documenten inhoudelijk kan vergelijken. Belangrijk is niet alleen administratieve nauwkeurigheid, maar ook kennis van de regels rond zorgovereenkomsten, declareren en verantwoording.

Zorgkabinet kan hierin adviseren en begeleiden. Denk aan het helpen ordenen van stukken, het signaleren van verschillen tussen overeenkomst, uren en betalingen, en het voorbereiden van een zorgvuldige herstelroute. Zorgkabinet beslist niet over uw Wlz-toegang, uw zorgprofiel of uw PGB. Voor Wlz-toegang en zorgprofiel beslist het CIZ. Voor het PGB en de vraag of zorg thuis verantwoord is, beslist het zorgkantoor.

Meer over die rolverdeling leest u op de pagina over de Wet langdurige zorg, op zorgindicatie en op PGB-aanvraag.

Welke onderdelen moeten naast elkaar worden gelegd?

Een betrouwbare controle van achterstallige PGB-administratie bestaat meestal uit vijf vergelijkingen. Bekijk deze onderdelen steeds in samenhang.

Pas als deze vijf onderdelen in samenhang zijn bekeken, kunt u verantwoord zeggen wat klopt, wat ontbreekt en wat moet worden hersteld.

Wat betekent transparant herstellen?

Transparant herstellen betekent dat u fouten niet wegpoetst, maar zichtbaar en navolgbaar corrigeert. U werkt dus niet terug vanuit een gewenst eindresultaat, maar vanuit wat aantoonbaar is.

• U vult geen uren in die niet zijn geleverd.
• U verandert geen perioden om declaraties passend te maken.
• U gebruikt alleen stukken die echt bestaan, zoals overeenkomsten, registraties, correspondentie en betaalgegevens.
• U noteert waar informatie ontbreekt of onzeker is.
• U bespreekt onduidelijkheden zo nodig met de betrokken partij, bijvoorbeeld zorgverlener, SVB of zorgkantoor.

Dat is belangrijk, omdat achteraf geconstrueerde administratie het probleem meestal groter maakt.

Praktische checklist om achterstanden op orde te brengen

1. Verzamel alle basisstukken

• Zorgovereenkomsten en eventuele wijzigingen
• Urenbriefjes, roosters of andere registraties
• Declaraties en betaaloverzichten
• SVB-berichten en correspondentie
• Besluiten van zorgkantoor en, als het om Wlz gaat, het CIZ-besluit

2. Maak een tijdlijn per zorgverlener

Zet per zorgverlener op een rij vanaf wanneer zorg is geleverd, welke overeenkomst daarbij hoorde en over welke perioden declaraties zijn gedaan. Zo ziet u sneller waar gaten of overlap zitten.

3. Vergelijk uren met werkelijk geleverde zorg

Controleer of de registratie geloofwaardig, compleet en herleidbaar is. Als de zorg thuis anders liep dan op papier, noteer dat eerlijk. Een verschil moet worden uitgezocht, niet gladgestreken.

4. Controleer declaraties en SVB-betalingen

Kijk of betalingen aansluiten op ingediende en goedgekeurde declaraties. Een betaling alleen bewijst nog niet dat de onderliggende administratie inhoudelijk klopt.

5. Toets aan besluit en voorwaarden

Bij Wlz-zorg zijn de officiële besluiten en voorwaarden van groot belang. Het CIZ bepaalt de toegang tot de Wlz en het zorgprofiel. Daarna beoordeelt het zorgkantoor onder meer het PGB en of de zorg thuis verantwoord kan worden georganiseerd.

6. Maak een hersteloverzicht

Werk met een overzicht waarin per punt staat: wat klopt, wat ontbreekt, wat onzeker is en welke vervolgstap nodig is. Dat maakt overleg met betrokken instanties of begeleiders veel duidelijker.

Wanneer is extra ondersteuning verstandig?

Extra hulp is vaak verstandig als meerdere zorgverleners betrokken zijn, als overeenkomsten en declaraties door elkaar lopen, of als u zelf niet meer kunt reconstrueren wat wanneer is gebeurd. Ook als er verschil lijkt te zitten tussen besluit, ingekochte zorg en betaalde zorg, is begeleiding zinvol.

Wat Zorgkabinet wel en niet doet

Het is belangrijk om rollen zuiver te houden.

• Zorgkabinet adviseert en begeleidt.
• CIZ beslist over toegang tot de Wlz en het zorgprofiel.
• Zorgkantoor beslist over het PGB en de verantwoorde organisatie van zorg thuis.

Vraag daarom bij achterstallige administratie niet alleen om “controle”, maar om precieze ondersteuning. Denk aan hulp bij het ordenen van stukken, het vergelijken van uren en declaraties, het voorbereiden van vragen aan instanties of het in kaart brengen van herstelpunten. Een accountantscontrole of formele goedkeuring kan niet worden beloofd als dat niet de rol is.

Veelgestelde vragen

Wie kan mijn achterstallige PGB-administratie controleren?

Iemand met kennis van PGB-regels en ervaring met zorgovereenkomsten, urenregistraties, declaraties en SVB-betalingen kan u hierbij begeleiden. Het belangrijkste is dat documenten zorgvuldig met elkaar én met de werkelijk geleverde zorg worden vergeleken.

Mag ik achteraf nog uren invullen als mijn registratie niet compleet is?

Alleen informatie die u betrouwbaar kunt onderbouwen, kan onderdeel zijn van herstel. Uren invullen die niet aantoonbaar zijn, is geen veilige of transparante oplossing.

Wat moet ik vergelijken bij een controle van mijn PGB-administratie?

Vergelijk altijd zorgovereenkomsten, urenregistraties, declaraties, SVB-betalingen en de relevante besluiten of voorwaarden met elkaar. Eén los document zegt meestal niet genoeg.

Beslist Zorgkabinet of mijn PGB in orde is?

Nee. Zorgkabinet adviseert en begeleidt. Bij Wlz-zorg beslist het CIZ over toegang tot de Wlz en het zorgprofiel, en het zorgkantoor over het PGB en de vraag of zorg thuis verantwoord is.

Een veilige volgende stap

Heeft u achterstand in uw PGB-administratie, begin dan met ordenen en vergelijken, niet met invullen op gevoel. Werk per zorgverlener, per periode en per documentsoort. Zo ontstaat een dossier dat beter uitlegbaar is en waarmee u gerichter kunt handelen.

Wilt u eerst helder krijgen welke ondersteuning in uw situatie passend is, neem dan contact op met Zorgkabinet voor advies over de aanpak. Officiële voorwaarden en besluiten van CIZ, zorgkantoor en andere betrokken instanties blijven daarbij altijd leidend.