Kort antwoordOp een PGB-declaratie voor de SVB moeten de gegevens volledig, duidelijk en in lijn met de goedgekeurde zorgovereenkomst staan. Denk aan de gegevens van budgethouder en zorgverlener, de zorgperiode, gewerkte uren of eenheden, het afgesproken tarief, het totaalbedrag en de juiste bevestiging of ondertekening. Juist onvolledige of afwijkende gegevens zorgen vaak voor vertraging of afwijzing.

Welke gegevens de SVB meestal nodig heeft om een PGB-declaratie te verwerken

De veiligste aanpak is simpel: laat uw declaratie één op één aansluiten op wat al is goedgekeurd in de zorgovereenkomst en in het PGB Portaal. Zo verkleint u de kans op extra vragen, correcties of uitstel van betaling.

Controleer in elk geval of deze onderdelen op uw declaratie staan of digitaal juist zijn ingevuld:

• Naam en gegevens van de budgethouder, zodat duidelijk is voor welk budget de declaratie bedoeld is.
• Naam en gegevens van de zorgverlener, precies zoals die bij de SVB bekend zijn.
• De declaratieperiode, bijvoorbeeld een week of maand, binnen de geldige contractperiode.
• Datum of data waarop de zorg is geleverd, niet alleen een algemeen maandbedrag zonder onderbouwing.
• Omschrijving van de zorg, voor zover dat in uw regeling of portaal gevraagd wordt.
• Aantal uren, dagdelen of andere eenheden, afhankelijk van de afgesproken manier van betalen.
• Het afgesproken uurtarief of vaste tarief, zoals in de goedgekeurde zorgovereenkomst staat.
• Het totaalbedrag van de declaratie, logisch berekend uit uren of eenheden en tarief.
• Akkoord of ondertekening van de juiste persoon, digitaal of op papier, afhankelijk van de route van declareren.

Belangrijke basisregel

Een declaratie kan inhoudelijk kloppen, maar toch vertraging oplopen als gegevens afwijken van de zorgovereenkomst. Denk aan een ander tarief, een verkeerde ingangsdatum, uren buiten de contractperiode of een zorgverlener die nog niet volledig is goedgekeurd in het systeem.

Checklist: wat u vóór indienen het best nog één keer controleert

Onderstaande checklist is geschikt als praktisch controlemoment vóór u een PGB-declaratie indient bij de SVB.

Waarom PGB-declaraties door de SVB worden vertraagd of afgewezen

De meeste problemen ontstaan niet doordat er geen zorg is geleverd, maar doordat de administratie niet volledig of niet consistent is. Dit zijn veelvoorkomende oorzaken:

• De declaratie past niet bij de zorgovereenkomst, bijvoorbeeld door een ander tarief of een andere periode.
• Er ontbreken uren, data of bedragen, waardoor de SVB de declaratie niet goed kan beoordelen.
• De berekening klopt niet, bijvoorbeeld bij uren maal tarief.
• Er wordt zorg gedeclareerd over een periode waarin nog geen akkoord was.
• De ondertekening of het digitale akkoord ontbreekt.
• Er is een wijziging in de zorgovereenkomst geweest, maar die is nog niet verwerkt.

Heeft u juist problemen met de verwerkingstijd? Dan is ook dit artikel relevant: hoe u met terugwerkende kracht pgb-uren declareert bij de SVB.

Welke gegevens moeten extra zorgvuldig worden ingevuld?

1. De zorgperiode

Controleer altijd of de begin- en einddatum van de declaratie binnen de goedgekeurde overeenkomst vallen. Een declaratie voor uren van vóór de ingangsdatum of ná een beëindiging geeft vaak direct problemen.

2. Het tarief

Gebruik alleen het tarief dat is vastgelegd en goedgekeurd. Wilt u een tarief wijzigen, regel dat eerst administratief. Lees ook: hoe u een lopende SVB-zorgovereenkomst aanpast bij indexatie.

3. Het aantal uren of eenheden

Vul alleen de werkelijk geleverde en te declareren zorg in. Zorg dat de urenregistratie aansluit op uw eigen administratie. Zeker bij terugwerkende kracht of bij meerdere zorgverleners is dit belangrijk.

4. De juiste zorgverlener

Bij meerdere overeenkomsten binnen één budget gaat het soms mis doordat per ongeluk de verkeerde zorgverlener wordt gekozen. Controleer daarom naam, contract en declaratiegegevens samen.

Praktische werkwijze om fouten te voorkomen

Wilt u vertraging of afwijzing door de SVB zoveel mogelijk helpen voorkomen, werk dan in deze volgorde:

1. Open eerst de goedgekeurde zorgovereenkomst.

2. Controleer periode, tarief en soort afspraak.

3. Leg uw urenregistratie of zorgoverzicht ernaast.

4. Vul daarna pas de declaratie in.

5. Controleer het totaalbedrag opnieuw.

6. Dien de declaratie pas in als alle gegevens overeenkomen.

Deze werkwijze kost een paar minuten extra, maar voorkomt vaak herstelwerk achteraf.

Wat als de SVB uw PGB-declaratie toch afwijst?

Lees eerst precies welke reden is genoemd. Vaak gaat het niet om een definitieve afwijzing van de zorg zelf, maar om een administratieve fout die hersteld kan worden. Denk aan een ontbrekend akkoord, een fout bedrag of een declaratie buiten de toegestane periode.

Controleer daarna drie dingen naast elkaar:

• de zorgovereenkomst,
• de ingediende declaratie,
• uw eigen uren- of zorgregistratie.

Komt u er niet uit, dan kan het ook helpen om te kijken naar samenhangende onderwerpen, zoals welke formulieren nodig zijn na afkeuring in het PGB Portaal of hoe u SVB-terugvordering bij PGB-declaraties helpt voorkomen.

FAQ over gegevens op een PGB-declaratie

Welke gegevens moeten op een PGB-declaratie staan om vertraging of afwijzing door de SVB te voorkomen?

In de kern: juiste gegevens van budgethouder en zorgverlener, zorgdata of declaratieperiode, aantal uren of eenheden, het afgesproken tarief, het totaalbedrag en de vereiste ondertekening of het digitale akkoord. Alles moet aansluiten op de goedgekeurde zorgovereenkomst.

Kan de SVB een declaratie afwijzen als alleen het tarief niet klopt?

Ja, dat kan. Als het gedeclareerde tarief afwijkt van het goedgekeurde tarief, volgt vaak een correctie of afwijzing. Wijzig eerst de overeenkomst als het tarief structureel verandert.

Moet ik op een PGB-declaratie ook de precieze zorgdata invullen?

Dat hangt af van de manier van declareren, maar concrete data of een duidelijke declaratieperiode zijn meestal belangrijk. Hoe specifieker en consistenter uw administratie is, hoe kleiner de kans op vragen achteraf.

Wat is belangrijker, de urenregistratie of de zorgovereenkomst?

U heeft beide nodig. De zorgovereenkomst bepaalt wat administratief is toegestaan, en de urenregistratie onderbouwt wat feitelijk is geleverd. Die twee moeten op elkaar aansluiten.

Een veilige laatste controle vóór u op verzenden klikt

Twijfelt u of uw declaratie compleet is, stel uzelf dan deze vijf vragen:

• Klopt de zorgverlener exact met de overeenkomst?
• Valt de zorg binnen de juiste data?
• Zijn uren, tarief en totaal logisch en rekenkundig juist?
• Is de declaratie volledig bevestigd of ondertekend?
• Kan ik deze declaratie onderbouwen met mijn eigen administratie?

Kunt u op alle vijf vragen ja antwoorden, dan is uw declaratie meestal een stuk sterker voorbereid. Komt u ergens twijfel tegen, los dat dan eerst op. Dat is vaak sneller dan achteraf corrigeren.

Wilt u hulp bij het controleren van uw PGB-administratie, zorgovereenkomst of declaratieproces? Zorgkabinet kan met u meekijken en helpen om de stukken praktisch en zorgvuldig op orde te brengen. Neem contact op voor advies over een passende aanpak.